Recomendaciones para modelar procesos mediante BPMN 2.0

Según Charles Box, autoridad en gestión de procesos afirma que: “Todos los modelos son erróneos, algunos son útiles”, lo cual describe en síntesis, la difícil situación en la que se encuentran los modeladores cuando describen los procesos en su organización. Generalmente las organizaciones asumen que siempre existe un modelo de proceso perfecto, sin embargo rara vez existe un único modelo correcto, en cambio; sí existen modelos de procesos inválidos. 

Sobre este análisis, comparto algunas recomendaciones que debemos tomar en cuenta cuando modelemos procesos de negoocio.

Recomendaciones para modelar procesos

1. Sustente las decisiones sobre que incluir y que no; en el modelo de proceso.
2. Modele el proceso con un nivel de profundidad y precisión adecuado.
3. Excluya los elementos que no aportan valor en la interpretación del proceso.
4. Modele el proceso pensado en la audiencia que lo va a interpretar.
5. Ningún modelo puede representar el todo de un proceso, represente selectivamente los aspectos más importantes del proceso.
6. El modelo de proceso debe ser exacto, describa el estado actual del negocio y no una noción parcial o errónea del mismo.
7. El modelo de proceso debe ser lo más simple y completo posible.
8. El proceso debe ser comprensible; se debe comprender y encontrar sentido al mismo.
9. Todos modelo de proceso en algunos aspectos son imprecisos, irrelevantes, erróneos y sensibles al paso del tiempo; por ende, deben ser mejorados de forma continua para mejorar su comprensión y valor.

Por lo antes expuesto, se puede afirmar que todos los modelos deben ser útiles, ese es su propósito, ellos deben representan selectivamente algunos elementos del mundo real.

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Redundancia en el modelado de procesos BPMN 2.0 - Mejor Practica

Desde hace algún tiempo he estado desarrollando actividades relacionadas con el modelado de procesos, específicamente identificando mejores practicas para garantizar el uso adecuado de la sintaxis y semántica de la notación gráfica BPMN 2.0 utilizada en modelos de procesos, evitando la pérdida de beneficios de estandarización, existencia de ambigüedades y malinterpretación de los procesos. En mi andar en esta área he podido revisar proyectos en diversos estados; identificando practicas, métodos y patrones de interés. En los próximos post estaré compartiendo con la comunidad patrones y mejores practicas en el uso de la notación gráfica.

Para comenzar con este nuevo ciclo, voy a conversar sobre la "redundancia" que generalmente se puede apreciar en muchos procesos modelados. Como siempre primero un ejemplo:

En el siguiente diagrama tenemos un un proceso donde un cliente registra una solicitud, la  envía a la unidad A para que sea evaluada: posteriormente la unidad A recibe la solicitud, la evalúa, luego le envía una notificación al cliente; este confirma la solicitud y se finaliza el proceso. Este proceso es bien explicito, sin embargo las actividades : "enviar solicitud", "recibir solicitud", "enviar notificación" y "recibir notificación" son redundantes explicitamente, dado que el intercambio de mensajes en ambos participantes ya representan el envió de algo y su posterior recepción; es decir este proceso podría ser representado en menos pasos o actividades; sin embargo no general malinterpretacion o ambigüedad, solo redundancia.

Este proceso podría ser modelado mediante el siguiente diagrama:

Este proceso podría describirse de la siguiente forma: El cliente registra una solicitud, posteriormente envía la solicitud a la unidad A, luego la unidad A recibe la solicitud y procede a evaluarla, posteriormente la unidad A elabora la notificación y la envía al cliente quien la recibe y la confirma.

Basado en esta descripción. ya el objeto de conexión o flujo "Mensaje" de forma explicita indica el envió y recepción de un mensaje, por ende es recomendable no describir en los procesos ambas actividades continuamente; una practica común y regular que he podido constatar; recuerden que este proceso puede ser interpretado por el modelador y el lector de forma coherente y sencilla.

Saludos;